Gestión del cambio: qué es y por qué es importante

La sociedad actual está en constante cambio. La competitividad de los mercados, la globalización, la transformación digital, la pandemia, etcétera, generan la necesidad de hacer cambios en muchas organizaciones en todos los niveles.

La crisis sanitaria provocada por el Covid-19 es un claro ejemplo de una situación de crisis que obliga a toda la sociedad a adaptarse al cambio. Confinamiento, teletrabajo, recomendaciones sanitarias…, han traído consigo una transformación de la forma en la que compramos, de los horarios y las posibilidades de ocio, de los transportes y desplazamientos, etcétera.

Un entorno cambiante requiere de nuestra adaptación constante al mismo. Para ello, aprender a gestionar el cambio resulta decisivo a la hora de conseguir el éxito personal, profesional y empresarial.

Por qué es importante la gestión del cambio

Desde el punto de vista de la persona, los cambios provocan en primera instancia sensaciones negativas como la ansiedad, el miedo, la inseguridad, la desorientación, la incertidumbre e, incluso, la resistencia u hostilidad.

Por esta razón, a la hora de conseguir una implementación exitosa en cualquier tipo de cambio o transformación, es necesario planificar y diseñar el proceso de forma óptima con el fin de contribuir al aumento de la resiliencia y al correcto desarrollo de nuevas capacidades, competencias y habilidades.

La gestión del cambio organizacional está orientada a la mejora continua que forma parte de los procesos de una empresa para adaptarse a las necesidades del mercado, de sus clientes y a cualquier contexto que le afecte. En muchas organizaciones, estos cambios se producen de forma constante, forman parte de su política de calidad y están bien definidos. Ahora bien, en situaciones de crisis, como la provocada por el Covid-19, se producen otra serie de transformaciones, en muchos casos estructurales y de gran envergadura, para las que no se cuenta con un plan definido.

Son este tipo de procesos de transformación los que necesitan de una mayor gestión por parte de la organización. Gracias a ello, se conseguirá trabajar en la eliminación de las sensaciones negativas potenciando la capacidad de adaptarse al cambio desde un punto de vista eficaz y motivador.

Dentro de la organización, es el equipo directivo el que debe actuar como “agentes de cambio”, propiciando que cualquier transición se realice de la forma adecuada. Según las consultoras de recursos humanos, este es un claro indicador de liderazgo. Con ello, se consigue establecer un clima de confianza con la dirección y a gestionar las consecuencias negativas que la resistencia al cambio puede provocar en las personas y en las empresas.

Cómo hacer la gestión del cambio organizacional

Desde el punto de vista personal, un aspecto fundamental a la hora de aumentar la resiliencia es ser conscientes de que los cambios siempre se van a producir en nuestras vidas, por lo tanto, debemos adaptarnos y enfocar cualquier crisis o transformación como una oportunidad.

Desaprender es un proceso que, a priori, puede parecer complicado pero que, guiado por los profesionales adecuados, no solo puede ayudar a aumentar la adaptación al cambio a nivel organizacional sino también a nivel personal. A través del desaprendizaje se revisan las estructuras teóricas asimiladas durante la vida (personal y profesional) a través de una metodología crítica, consiguiendo realizar un ejercicio de cuestionamiento de lo evidente y ayudando a aceptar las incertidumbres desde otra perspectiva.

En un contexto de cambio constante resulta necesario revisar nuestras convicciones, hábitos y procedimientos con el fin de adaptarlos de forma exitosa a los nuevos requerimientos.

Existen distintos modelos que nos aconsejan cómo hacer la gestión del cambio en una organización:

Modelo de John Kotter

El modelo de Kotter, definido en su libro “Liderando el cambio” (1995), se estructura en 8 pasos:

1. Establecer un sentido de urgencia: crear un sentido de urgencia sobre la necesidad del cambio, ayudando a que toda la empresa realmente lo desee. Según Kotter al menos el 75% de los directores de la compañía deben estar convencidos del cambio.
2. Formar una coalición: una vez convencidos de que el cambio es necesario, hay que encontrar “líderes del cambio” dentro de la empresa. Personas influyentes que contribuyan a impulsar la necesidad de cambio.
3. Desarrollar una visión clara: eliminar las grandes ideas ofreciendo los valores del cambio, la visión futura de la organización, la estrategia para ejecutar y comunicarla.
4. Comunicar la visión: reuniones, comunicaciones internas, formaciones… Incluir la visión dentro de las comunicaciones diarias de la empresa.
5. Eliminar los obstáculos: motivar a aquellas personas que hayan asimilado el cambio y ayudar a las reticentes a ver que lo necesitan. Eliminar cualquier barrera que pueda dificultar la asimilación de la nueva visión.
6. Asegurar triunfos a corto plazo: establecer metas y logros a corto plazo con el fin de compartir con el equipo cada victoria alcanzada y conseguir así una mayor motivación.
7. Construir sobre el mismo cambio: cada victoria puede ofrecer una oportunidad para construir sobre lo que ha salido bien y mejorar lo que no. Para ello es fundamental analizar cada meta alcanzada y trabajar en la mejora continua.
8. Anclar el cambio en la cultura de la empresa: comunicar los avances conseguidos siempre que se pueda, reforzar los equipos de líderes del cambio cuando se produzca rotación del personal, incluir los valores y la visión del cambio en los nuevos miembros del equipo…

Modelo de Kurt Lewin

El modelo de Kurt Lewin se basa en la idea de que el comportamiento es causado por fuerzas como las creencias, expectativas, necesidades, motivaciones, emociones, etcétera. El espacio donde confluyen estas fuerzas se denomina el campo de fuerzas.

Según Lewin, impulsor de la psicología moderna, cualquier situación se puede describir como un equilibrio temporal de conjuntos de fuerzas opuestas: las fuerzas impulsoras y las represoras. Es decir, las que motivan al cambio y las que nos mantienen en la situación actual. Además, existen factores en el entorno que pueden apoyar el cambio y otros que pueden reprimirlo.

Teniendo en cuenta estos principios, las fases del modelo cambio organizacional que Lewin plantea son:

1. Descongelación: fase de preparación y análisis en la que se debe reconocer la necesidad del cambio y eliminar las creencias y prácticas que lo impiden.
2. Cambio: al eliminar las creencias anteriores se inicia el cambio propiamente dicho teniendo que afrontar los nuevos sistemas implantados. Es papel del líder apoyar y servir de ejemplo a sus empleados para que la adaptación se complete con éxito.
3. Recongelación: los cambios implementados deben pasar a formar parte de la cultura organizacional con el fin de garantizar su éxito a largo plazo.

El modelo ADKAR para la gestión del cambio

El modelo ADKAR, cuyas siglas significan:

• Alerta de la necesidad de cambiar.
• Deseo de participar y apoyar el cambio.
• Conocimiento de cómo cambiar y cómo se verá el cambio.
• Aptitud para implementar el cambio en las tareas diarias.
• Reforzamiento para que el cambio se mantenga.

Este modelo permite que cada individuo supere las etapas que componen el cambio en la organización teniendo en cuenta su velocidad de adaptación. Cada uno de los pasos requiere del anterior para alcanzar el éxito en el proceso. Para ello se establecen métodos de evaluación que permiten identificar la fase en la que se encuentra cada persona y qué acciones son necesarias para mejorar el proceso.

Desde Fundación ASISPA, como entidad que busca mejorar la calidad de vida de las personas en todos sus ámbitos, también en el laboral, ayudamos a las organizaciones a trabajar la gestión del cambio a través de nuestros servicios y cursos de formación.

Las situaciones de crisis, los cambios legislativos, estructurales y estratégicos, las nuevas tendencias en los consumidores o la implementación de las nuevas tecnologías son algunos ejemplos de gestión del cambio en las empresas para los que resulta necesario trabajar y contar con un plan.

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